Tugas "Manajemen Perubahan" Perubahan Budaya Organisasi

P E N D A H U L U A N

Budaya atau kebudayaan berasal dari bahasa Sanskerta yaitu buddhayah, yang merupakan bentuk jamak dari buddhi (budi atau akal) diartikan sebagai hal-hal yang berkaitan dengan budi, dan akal manusia.Dalam bahasa Inggris, kebudayaan disebut culture, yang berasal dari kata Latin Colere, yaitu mengolah atau mengerjakan.Bisa diartikan juga sebagai mengolah tanah atau bertani.Kata culture juga kadang diterjemahkan sebagai "kultur" dalam bahasa Indonesia.

Budaya adalah suatu cara hidup yang berkembang, dan dimiliki bersama oleh sebuah kelompok orang, dan diwariskan dari generasi ke generasi.

Dunia organisasi juga memiliki budaya yang melekat erat dengan organisasi tersebut, dan menjadi suatu kebiasaan yang khas, yang bisa membedakan organisasi satu dengan yang lain.Budaya organisasi adalah sebuah sistem makna bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi-organisasi lainnya. Sistem makna bersama ini adalah sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh organisasi.

Budaya organisasi berkaitan dengan bagaimana karyawan memahami karakteristik budaya suatu organisasi, dan tidak terkait dengan apakah karyawan menyukai karakteristik itu atau tidak. Budaya organisasi adalah suatu sikap deskriptif, bukan seperti kepuasan kerja yang lebih bersifat evaluatif.

John P. Kotter dan James L Heskett (1992) menyatakan bahwa norma-norma budaya organisasi lebih sulit dirubah daripada norma-norma perilaku kelompok, budaya organisasi mempunyai dua level yang berbeda dalam hal keterlihatan dan eksistensinya untuk berubah. Pada level yang paling dalam dan kurang terlihat adalah nilai-nilai bersama yang dianut oleh anggota kelompok cenderung berlangsung terus, bahkan ketika anggota kelompok berganti.

Meskipun mengubah budaya organisasi merupakan perjalanan yang sulit, tetap terbuka ide-ide bagi perubahan budaya yang dapat membantu organisasi agar tetap tumbuh dan berubah.Ketika sebagian orang dalam organisasi menyadari dan mengakui bahwa budaya mereka saat ini perlu diubah untuk mendukung keberhasilan dan kemajuan organisasi, maka perubahan dapat terjadi meskipun hal ini tidak mudah.

Karenanya dalam mata kuliah “Manajemen Perubahan”Perubahan Budaya Organisasi Dianggap Penting, sehingga Dosen Kami Ibu Tifani Onibala, S.E, MM Menugaskan kepada kami untuk menjelaskan dan mempelajari secara rinci tentang Perubahan Budaya Organisasi tersebut,.

Demikian Makalah ini kami buat, sebagai salah satu factor pembentuk nilai harian dari kami kelompok 4, dan sebagai bahan pembelajaran untuk pembaca tentang topic yang kami jeslakan.

Salam Damai

Kelompok IV

Tim Penyusun

                                                                                                                             

I S I

A.    Memahami BudayaDan Budaya Organisasi

Setiap organisasi mempunyai budaya organisasi yang mempengaruhi semua aspek organisasi dan prilaku anggotanya secara individual atau kelompok. Pengaruh budaya organisasi dapat dirasakan orang, misalnya jika berada dimarkas besar TNI berbeda apabila ia berada atau masuk dalam Pondok Pesantren.

Edgar H. Schein mendefinisikan (1995) sebagai berikut pola asumsi dasar yang ditemukan atau dikembangkan oleh suatu kelompok orang selagi mereka belajar untuk menyelesaikan problem-problem, menyesuaikan diri dengan lingkungan eksternal dan berintegrasi dengan lingkungan internal.

Menurut Schwartz dan Davis (1981) mendifinisikan merupakan pola kepercayaan dan harapan yang dianut oleh anggota organisasi.Kepercayaan dan harapan tersebut menghasilkan nilai-nilai yang dengan kuat membentuk prilaku para individu dan kelompok-kelompok anggta organisasi.

Menurut Eldride dan Crombie (1974) budaya organisasi adalah menunjukan konfigurasi unik dari norma, nilai, kepercayaan, dan cara-cara berprilaku yang memberikan karakteristik cara kelompok atau individu bekerjasama untuk menyelesaikan tugasnya.

Hofstede (1980; 1991) melalui penelitiannya berhasil mengidentifikasi 5 model karakteristik untuk menilai sebuah kultur di masyarakat lintas negara. Dengan mengambil sampel di 40 negara, Hofstede menemukan bahwa manager dan karyawan memiliki lima dimensi nilai kultur nasional yang berbeda-beda. Kelima kultur tersebut adalah :

1.         Jarak kekuasaan merupakan sifat kultur nasional yang mendeskripsikan tingkatan dimana masyarakat menerima kekuatan dalam institusi dan organisasi didistribusikan tidak sama.

2.         Individualisme/Kolektivisme. Individualisme merupakan sifat kultur nasional yang mendeskripsikan tingkatan dimana orang lebih suka bertindak sebagai individu daripada sebagai kelompok. Kolektivisme menunjukkan sifat kultur nasional yang mendeskripsikan kerangka social yang kuat dimana individu mengharap orang lain dalam kelompok mereka untuk menjaga dan melindungi mereka.

3.         Maskulinitas-Feminimitas. merupakan tingkatan dimana kultur lebih menyukai peran-peran maskulin tradisional seperti pencapaian, kekuatan, dan pengendalian versus kultur yang memandang pria dan wanita memiliki posisi sejajar. Penilaian maskulinitas yang tinggi menunjukkan bahwa terdapat peran yang terpisah untuk pria dan waniya, dengan pria yang mendominasi masyarakat.

4.         Penghindaran ketidakpastian merupakan tingkatan dimaan individu dalam suatu negara lebih memilih situasi terstruktur dibandingkan tidak tersetruktur.

5.         Orientasi jangka panjang merupakan tipologi terbaru dari Hofstede. Poin ini berfokus pada tingkatan ketaatan jangka panjang masyarakat terhadap nilai-nilai tradisional. Individu dalam kultur orientasi jangka panjang melihat bahwa ke masa depan dan menghargai penghematan, ketekunan dan tradisi.

Budaya organisasi mewakili sebuah persepsi yang sama dari para anggota organisasi atau dengan kata lain, budaya adalah sebuah sistem makna bersama. Karena itu, harapan yang dibangun dari sini adalah bahwa individu-individu yang memiliki latar belakang yang berbeda atau berada di tingkatan yang tidak sama dalam organisasi akan memahami budaya organisasi dengan pengertian yang serupa.

B.     Mengubah Budaya Organisasi

Sebelum para pelaku organisasi dapat mengubah budaya organisasinya, maka pertama kali yang perlu dilakukan adalah memahami terlebih dahulu budaya saat ini, atau segala sesuatu yang ada dan berlaku saat ini. Setelah kita memahami budaya organisasi saat ini, maka kitaperlu memutuskan budaya mana yang perlu dikikis, sekaligus menentukan arah strategik untuk mencapai budaya organisasi yang dinginkan yang akan mendukung keberhasilan. Sejalan dengan hal itu perlu dirumuskan visi organisasi apa yang perlu dimiliki untuk masa depan dan perubahan budaya seperti apa yang perlu dilakukan guna mendukung pencapaian visi tersebut?

Pada akhirnya, para pekerja dalam organisasi perlu mengubah perilaku mereka untuk menciptakan budaya organisasi yang diinginkan, dan inilah langkah yang paling sulit dalam perubahan budaya. Organisasi perlu merencanakan dari mana ia akan memulai sebelummencoba untuk membuat perubahan dalam budaya organisasi. Dengan dimilikinya gambaran yang jelas tentang posisi organisasi saat ini, maka organisasi dapat merencanakan akan berada dimana posisi organisasi di masa berikutnya. Adanya misi, visi, tujuan dannilai-nilai merupakan kerangka kerja untuk dilakukannya penilaian dan evaluasi budaya organisasi saat ini dan mengembangkan suatu gambaran masa depan yang diinginkan. Apayang ingin diperbuat organisasi untuk masa depan

Misalnya, Lee Iacocca masuk Chrysler Corp. Dalam tahun 1978, ketika perusahaan itu tampak tertinggal beberapa pekan lagi akan bangkrut. Diperlukan waktu lima tahun tetapi ia menerima budaya Chrysler yang konservatif, melihat ke dalam, dan berorientasi rekayasa dan mengubahnya menjadi budaya yang berorientasi tindakan, tanggap pasar. Cerita ini sudah diketahui banyak orang.

bukti mengemukakan bahwa perubahan budaya paling mungkin terjadi bila kebanyakan atau semua kondisi berikut ini ada:

Ø  Suatu krisis dramatis.

Ø  Pergantian kepemimpinan.

Ø  Organisasi yang muda dan kecil.

Ø  Budaya lemah.     

Jika kondisi-kondisi mendukung perubahan budaya, hendaknya anda mempertimbangkan saran-saran berikut:

Ø  Buatlah orang-orang manajemen puncak menjadi model peran yang positif, dengan menentukan nada lewat perilaku mereka.

Ø  Ciptakan cerita, lambang, dan ritual baru untuk menggantikan yang dewasa ini berlaku.

Ø  Pilih, promosikan, dan topang karyawan yang mendukung nilai-nilai baru yang dicari

Ø  Rancang ulang proses sosialisasi untuk digandeng dengan nilai-nilai baru itu.

Ø  Ubahlah sistem imbalan untuk mendorong penerimaan atas seperangkat nilai yang baru

Ø  Gantilah norma-norma tidak tertulis dengan aturan dan pengaturan formal yang dijalankan dengan ketat

Ø  Guncanglah anak-budaya yang berlaku lewat transfer, perputaran pekerjaan, dan/atau pemutusan hubungan kerja.

Ø  Berusahalah untuk memperoleh konsensus kelompok dari rekan sekerja lewat pemanfaatan partisipasi karyawan dan menciptakan suatu iklim dengan tingkat kepercayaan yang tinggi.

C.    Budaya Berprestasi

Prestasi kerja sangat penting bagi sebuah organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuannya.Dalam konteks pengembangan sumber daya manusia prestasi kerja seorang karyawan dalam sebuah perusahaan sangat dibutuhkan untuk mencapai prestasi kerja bagi karyawan itu sendiri dan juga untuk keberhasilan perusahaan.Prestasi kerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan.Seseorang sepatutnya memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu. Kesediaan dan keterampilan seseorang tidaklah cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakan. Prestasi kerja merupakan perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh pegawai sesuai dengan perannya dalam instansi.Prestasi kerja karyawan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam upaya instansi untuk mencapai tujuan.

Menurut Mangkunegara (2000) bahwa prestasi kerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.Hasibuan (2005) menyatakan : “Prestasi kerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman, dan kesungguhan serta waktu.” Prestasi kerja merupakan keberhasilan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan. Dengan adanya motivasi dan disiplin kerja yang baik terhadap karyawan diharapkan dapat meningkatkan tingkah laku yang menjunjung tinggi rasa hormat dan sopan santun di dalam

Stern dalam Mangkunegara (2006) menyatakan bahwa faktor-faktor penentu prestasi kerja karyawan adalah faktor pola komunikasi kerja efektif, hubungan kerja harmonis, iklim kerja respek dan dinamis, peluang berkarir dan fasilitas kerja yang relatif memadai.Mathis dan Jackson (2002) menyatakan bahwa banyak faktor yang dapat mempengaruhi prestasi kerja dari individu tenaga kerja, kemampuan mereka, motivasi, dukungan yang diterima, keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, dan hubungan mereka dengan organisasi.Pada banyak organisasi, prestasi kerjanya lebih bergantung pada prestasi kerja dari individu tenaga kerja.

   

D.    Menciptakan Budaya Perubahan

Setiap organisasi selalu membutuhkan suatu perubahan, perubahan tersebut sebagai reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan organisasi tersebut. Perubahan organisasi mengacu kepada hal yang berkaitan dengan aktivitas pelaksanaan tugas di dalam suatu organisasi,sehingga menuju kepada suatu keadaan di dalam perusahaan tersebut yang dianggap lebih baik oleh pihak manajemen seiring dengan berjalannya waktu. Restrukturisasi organisasi adalahsalah satu dari bentuk perubahan organisasi.

Organisasi mengalami perubahan sebagai respon terhadap lingkungannya, Organisasi juga memerlukan perubahan komponen internalnya sebagai usaha untuk melakukan adaptasi terhadap perubahan-perubahan dalam lingkungan. Organisasi alami proses kelahiran,pertumbuhan, kematangan dan akhirnya alami kematian, seperti halnya semua sistem biologis dan sistem social. Titik pusat perubahan Metode yang digunakan teknik yg digunakan pola interaksi dan definisi peran perubahan dalam struktur, proses, tujuan, kebijakan, sistemkomunikasi organisasi pengelolaan pengembangan organisasi,survey umpan balik.

Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam perubahan budaya organisasi.

Ø  Sebelum organisasi bisa merubah budayanya, pertama harus memahami budaya yang ada, atau menggunakan cara yang ada saat ini. 

Ø  Setelah memahami budaya organisasi yang ada saat ini, organisasi Anda dimasa datang, dan putuskan bagaimana budaya organisasi bisa mendukung kesuksesan. Visi apa yang dimiliki organisasi untuk masa depannya dan bagaimana seharusnya perubahan budaya bisa mendukung pemenuhan visi tersebut?

Ø  Terakhir, individu dalam organisasi harus memutuskan untuk merubah perilaku mereka untuk menciptakan budaya organisasi yang diinginkan. Ini adalah langkah tersulit dalam perubahan budaya

Lebih sulit untuk merubah budaya sebuah organisasi yang eksis daripada menciptakan budaya didalam organisasi baru.Jika budaya organisasi telah ditetapkan, orang harus melepaskan nilai-nilai lama, asumsi, dan perilaku sebelum mereka belajar yang baru.

Dua elemen terpenting dalam menciptakan perubahan budaya organisasi adalah dukungan eksekutif dan pelatihan.

Dukungan eksekutif: eksekutif dalam organisasi harus mendukung perubahan budaya, selain dukungan verbal. Mereka harus menunjukkan dukungan perilaku untuk perubahan budaya.Eksekutif harus memimpin perubahan dengan merubah perilaku mereka. Ini sangat penting bagi para eksekut if untuk mendukung perubahan secara konsisten.

Pelatihan: perubahan budaya tergantung pada perubahan perilaku. Anggota organisasi harus memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka, dan harus tahu bagaimana melakukan kebiasaan baru, setelah ditentukan. Training bisa jadi sangat berguna baik untuk mengkomunikasikan harapan dan mengajarkan kebiasaan baru.

Cara terbaik untuk menciptakan budaya perubahan adalah menjelankan sistim learning organizational.

E.     Mengubah Pola Pikir

Pola pikir kita (atau kadang-kadang disebut paradigma kita) adalah jumlah total keyakinan, nilai, identitas, harapan, sikap, kebiasaan, keputusan, pendapat, dan pola-pola pemikiran kita — tentang diri kita sendiri, orang lain, dan bagaimana kehidupan bekerja. Ini adalah saringan yang dengannya kita menafsirkan apa yang kita lihat dan alami. Pola pikir Anda membentuk kehidupan Anda dan menarik kepada diri Anda hasil-hasil yang merupakan refleksi pasti pola pikir itu.Apa yang Anda percayai akan terjadi, benar-benar terjadi.

Kita mendekati, bereaksi, dan pada kenyataannya menciptakan dunia kita berdasarkan pola pikir individual kita sendiri.Pola pikir kita memberitahu kita bagaimana permainan hidup ini harus dimainkan, dan mengatur apakah kita memainkannya secara berhasil atau tidak.Kita mungkin memiliki pola pikir, misalnya, yang memberitahu kita, “Kehidupan ini sangat keras, dan aku harus berjuang hanya sekadar untuk hidup pas-pasan.”Atau kita mungkin memiliki pola pikir yang lebih positif, seperti, “Aku punya kemampuan yang hebat dan orang-orang ingin bekerja sama denganku.”

Jika kita tidak memeriksa pola pikir kita dan bertanya apakah pola pikir itu mendukung atau membatasi kita, kita beroperasi “secara otomatis.” Kita tidak lagi memilih keyakinan dan pola pikir kita, tetapi keyakinan dan pola pikir itu menyebabkan kita menjalani hidup dengan cara tertentu. Kita menciptakan pola pikir kita sendiri, tetapi pada saat yang sama, pola pikir kita menciptakan diri kita. Jika kita tidak mempertanyakan keyakinan yang menyebutkan bahwa “kehidupan ini sulit,” misalnya, kita akan terus berjuang bahkan tanpa mengetahui penyebabnya.

Joel Arthur Barker menulis dalam Paradigms, “Mengabaikan kekuatan paradigma untuk memengaruhi pendapat Anda berarti menempatkan diri Anda dalam risiko ketika menjajaki masa depan. Agar mampu membentuk masa depan, Anda harus siap dan mampu mengubah paradigma Anda.”

Para CEO mungkin bisa melakukan segalanya dengan lebih mudah jika konsep perubahan direnungkan terlebih dahulu, sebelum memulai suatu program perbaikan kinerja yang relatif kompleks, dengan menentukan sejauh mana perubahan yang diperlukan untuk mencapaihasil bisnis yang akan mereka capai. Secara garis besar, mereka dapat memilih antara tiga tingkatan perubahan. Pada tingkat yang paling sederhana, suatu organisasi dapat bertindak langsung untuk mencapai hasil tanpa harus mengubah cara kerja mereka, misalnya dengan melakukan divestasi aset bisnis non-inti agar lebih fokus pada bisnis inti. Pada tingkatkompleksitas berikutnya para pekerja mungkin perlu mulai diajak menyesuaikan praktek kerja mereka dengan mengadopsi cara kerja baru sejalan dengan “mind-set” yang sudah melekat pada mereka, katakanlah suatu target “bottom-line” yang baru. Misalnya dengan mendorong staf manajemen untuk mencari cara baru dalam mengurangi limbah, atau membiarkan aliran ide-ide dalam organisasi berkembang, yang pada gilirannya menjadialiran produk baru ke pasar. Ketiga, adalah mendorong perubahan budaya. Tujuannya adalah mendorong kinerja organisasi yang lebih tinggi dengan mengubah cara orang berperilaku dan bekerja di semua tingkatan organisasi. Misalnya agar mereka terbiasa dengan budaya kompetitif maka kebiasaan yang tadinya bersifat reaktif diubah menjadiproaktif dan dari pola relasi hirarki vertikal diubah menjadi kolegial. Begitu juga cara pandang yang terlalu introspektif diubah menjadi fokus terhadap faktor eksternal. Dengan demikian, budaya kolektif organisasi adalah agregat dari kebiasaan umum yang membentuk“mind-set”, baik individu maupun tim kerja, sehingga dibutuhkan transformasi total dan radikal untuk mengubah pikiran ratusan atau ribuan orang para pekerja dalam organisasi.

F.     Memelihara Kepercayaan

Das dan Teng (1998) memberikan definisi ataupengertian kepercayaan (trust) sebagai derajat di mana seseorang yang percaya menaruh sikap positif terhadap keinginan baik dankeandalan orang lain yang dipercayanya di dalam situasi yang berubah ubah dan beresiko.

Rousseau (1998) memberikan definisi atau pengertian kepercayaan sebagaibagian psikologis yang terdiri dari keadaan pasrah untuk menerima kekurangan berdasarkanharapan positif dari niat atau perilaku orang lain.

Menurut Robbins dalam bukunya berjudul Management (2000), para peneliti telah menemukan lima komponen dari suatu kepercayaan karyawan terhadap pimpinannya, yaitu:

Ø  Integritas, menuju pada kejujuran dan nilai kebenaran sang pimpinannya. Dari lima dimensi tersebut, dimensi ini tampak paling penting ketika seseorang menilai sifat dapat dipercaya atas pihak lain tanpa pemahaman akan karakter moral dan kejujuran dasar orang lain, dimensi kepercayaan lain tidak ada artinya.

Ø  Kompetensi, dimana sang pimpinan memiliki pengetahuan dan ketrampilan teknis dan hubungan antarpersonal. Anda harus mempercayai sesorang yang empunyai keterampilan dan kemampuan untuk menjalankan apa yang ia katakan dan dilakukannya.

Ø  Konsistensi, yakni dapat diandalkan, kemampuan memrediksi, dan mengatasi setiap persoalan.

Ø  Loyalitas, dimana sang pimpinan memiliki keinginan kuat melindungi dan menjaga karyawannya.

Ø  Keterbukaan, dimana pimpinan tidak segan berbagi gagasan dan informasi dengan bebasnya.

Robert Galford dan Anna Seibold dalam bukunya ‘The Trusted Leader’, mengatakan terdapat beberapa kategori trust dalam organisasi, yakni:

Strategic trust.Merupakan kepercayaan yang harus dibangun dan dimiliki organisasi terhadap misi, strategi dan kemampuan sukses organisasinya. Ketidakjelasan terhadap hal tersebut akan memunculkan ketidakjelasan langkah strategis yang dilakukan organisasi.

Organizational trust.Yakni kepercayaan bahwa kebijakan organisasi dijalankan dengan adil.Memberikan ruang bagi person di dalamnya untuk berkembang secara optimal dan sistemis.

Personal Trust. Yakni kepercayaan bahwa semua person yang ada dalam organisasi di drive oleh pemimpin yang berlaku adil dan peduli terhadap kepentingan mereka. Para pemimpin harus memiliki kredibilitas (Credibility) dan pengetahuan tentang apa yang menjadi tugas kepemimpinannya. Bisa diandalkan (Reliability)dan memiliki kedekatan bersama (Intimacy)

K E S I M P U L A N

Pada hakikatnya perubahan terkadang perlu terjadi dalam kehidupan berorganisasi.Perubahan perlu dilakukan dengan tujuan agar organisasi tersebut dapat berkembang lebih baik.Dengan pengalaman yang dimiliki oleh suatu organisasi, mereka dapat menentukan tujuan-tujuan yang ingin dicapai ketika perubahan pada organisasi tersebut dilakukan. Pengembangan organisasi merupakan proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selaluberubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi. Oleh karena itu, dibutuhkan perkembangan organisasi untuk mempertahankan kehidupanorganisasi dalam menghadapi persaingan dan organisasi masa depan yang tidak terlalu mementingkaneksistensi sebuah organisasi.

Dengan kekuatan budaya organisasi yang dibangun dan mengakar akan mampu mendorong setiap individu yang terlibat di dalamnya secara sadar diri mematuhi dan manjalankan seluruh kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen berlandaskan nilai-nilai dasar yang telah disepakati. Ini menunjukan bahwabudaya organisasi berhubungan secara signifikan dengan sikap dan perilaku karyawan, komitmen organisasi, kepuasan kerja, pergantian karyawan.Selain itu, terbukti bahwa prestasi finansial yang lebihtinggi dicapai oleh perusahaan yang memiliki budaya yang fleksibel.